Учет ГСМ в транспортной компании
Особое внимание в транспортной компании уделяется учету ГСМ, так как именно затраты на эти материалы составляют основную расходную часть компании-перевозчика.
Учет ГСМ требует обработки аналитической и статистической информации, а также сопровождается внутренней нормативной документацией.
Основным первичным документом для списания ГСМ является путевой лист, который позволяет учитывать расход ГСМ транспортными средствами и обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете.
Путевой лист содержит информацию об остатке топлива в баке, выдаче, остатке на момент закрытия путевого листа, а также данные спидометра на начало и на конец движения.
По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ.
Расход на ГСМ можно исчислить, опираясь на данные путевого листа или по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути.
Налоговым Кодексом РК не предусмотрены нормы для расходов на ГСМ, также не установлены особенные правила для определений их обоснованности, действуют общие правила - расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными затратами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Несмотря на это органы государственных доходов придерживаются такой позиции, что налогоплательщик должен учитывать расходы на ГСМ в пределах установленных норм. При нормировании налогоплательщик вправе воспользоваться нормами, установленными производителем транспортного средства либо воспользоваться нормами, утвержденными постановлением Правительства РК №1210 от 11.08.2009г. И, хотя они разработаны для государственных органов, их вполне можно использовать и в частных организациях.
В любом случае, будете ли вы при списании ГСМ на расходы использовать метод «по факту» или применять нормирование расходов, это необходимо утвердить приказом руководителя, закрепить в учетной политике компании. И данных правил необходимо придерживаться во избежание проблем с проверяющими органами.
Приведу примеры расчетов списания ГСМ.
У ТОО числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 200 тенге. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 210 тенге, выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.
Средняя стоимость списания будет равна:
- 70 * 200 = 14000 тенге
- 100 * 210 = 21000 тенге
- 14 000 + 21 000 = 35 000 тенге
- 70 + 100 = 170 л;
- 35000 / 170 = 205,88 тенге
По фактическому расходу топлива затраты считаются так:
- В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
- Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
- Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 205,88 = 7205,8 тенге
При расчете по нормативам из Постановления Правительства РК №1210 от 11.08.2009г. берется формула расчета.
Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, грузовой (все-таки для транспортной компании считаем), формула будет такая:
Q H = 0,01 х [(Н Б + Н ДМ х G ДМ ) х L + Н ТР х G ГР х L ГР ] х х (1 + 0,01 х K s ) + Н ДО х t ДО , (3)
где: Н Б - базовая норма расходов горюче-смазочных материалов, л/100 км(м 3 /100км);
L - общий пробег грузового автомобиля, км;
L ГР - пробег грузового автомобиля с грузом, км;
Н ДМ - нормы расходов горюче-смазочных материалов на дополнительную массу прицепа и/или полуприцепа автопоезда (по п. 5);
G ДМ - дополнительная масса прицепа и/или полуприцепа, т;
Н ТР - норма расходов горюче-смазочных материалов на транспортную работу (по п. 5);
G ГР - масса перевозимого груза, т;
K s - суммарная относительная поправка к расходу горюче-смазочных материалов, %.
Н ДО - норма расходов горюче-смазочных материалов на работу дополнительного оборудования, л/час или л/ед. работы (м 3 /час или м 3 /ед. работы);
t ДО - время работы дополнительного оборудования, час.
K s - суммарная относительная поправка к расходу горюче-смазочных материалов, %.
На первый взгляд она может показаться громоздкой и непонятной, но пройдясь по каждой ее составляющей, можно собрать необходимые данные и вывести в таблицу в ексель.
Не забываем про индивидуальные поправочные коэффициенты к расходу горюче-смазочных материалов установлены п. 14 Норм.
Например, климатический коэффициент при эксплуатации автомобиля в зимний период (для Алматы и области с 01.11 по 31.03) составляет 10%, т.е. расход топлива в зимний период увеличивается на 10% от базовой нормы.
При эксплуатации автомобиля в горной местности базовая норма так же увеличивается от 5-8 % (в г. Алматы), при эксплуатации автомобиля в городе с населением свыше 1 млн. чел. Базовая норма повышается на 10%.
В случае одновременного применения нескольких коэффициентов в качестве суммарной относительной поправки к расходу горюче-смазочных материалов принимается алгебраическая сумма всех применяемых поправочных коэффициентов.