Юридические услуги

 

Бухгалтерские услуги

 

ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ
 
КОНСУЛЬТАЦИИ ПО НАЛОГАМ

+7 727 983 39 67+7 708 983 39 67

+7 701 618 08 88+7 701 688 81 88

г Алматы, ул.Казыбек би, дом 117/86,офис 307

      allegoriya.too@mail.ru

Юридические услуги Бухгалтерские услуги Печати и штампы Налоговые консультации

О разработке автоматизированной системы кадрового делопроизводства

Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 7 июня 2022 года на вопрос от 30 мая 2022 года № 741631 


Вопрос:

Мы хотели бы разработать информационную систему по автоматизации/цифровизации кадровых документов.
То есть подписывать все кадровые документы в электронном формате в информационной системе (трудовые договоры, приказы и др.)

1. Ознакомление с Положениями компании (внутренним порядком в компании, положения по технике безопасности итд) возможно ли совершить через направление уведомления на электронную почту?
Или требуется обязательное использование ЭЦП?
2. Если мы будем создавать и подписывать кадровые документы в электронном формате, то обязательно ли распечатывать эти документы (трудовой договор, приказы итд), либо хранения на сервере достаточно для выполнения требований законодательства?
3. Заявления от работников обязательно ли подписывать посредством ЭЦП?
Либо возможно совершение определенных действий (отправление запроса) внутри информационной системы?
4. Обязательно ли авторизацию/регистрацию/идентификацию пользователя (работника) в информационную систему совершать через ЭЦП? Или достаточно совершения входа через электронную почту пользователя?

 

Ответ:

В соответствии с подпунктом 81) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс) под уведомлением понимается заявление работника или работодателя в письменной форме (на бумажном носителе или в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи), представленное нарочно либо посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий, или в электронном виде с обеспечением авторизации, идентификации работника или работодателя. 

На основании статьи 11 Кодекса работодатель издает акты в пределах своей компетенции в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором. 

Акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. 

Акты работодателя - приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем (подпункт 41 пункта 1 статьи 1 Кодекса). 

Работодатель обязан знакомить работника с коллективным договором, правилами трудового распорядка, иными актами работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) работника, и в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими актами работодателя лично или путем направления их посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий (подпункт 6) пункта 2 статьи 23 Кодекса). 

Кроме того, согласно пункту 2 статьи 65 Кодекса до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника объяснение в письменной форме (на бумажном носителе или в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи) либо в электронном виде с обеспечением авторизации, идентификации работника. 

Требование о представлении объяснения по факту совершенного дисциплинарного проступка оформляется в письменной форме (на бумажном носителе или в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи) и вручается работнику лично или посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий с подтверждением получения требования работодателя. 

Пунктом 1 статьи 33 Кодекса предусмотрено, что заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи. 

В свою очередь, отмечаем, что согласно подпункту 12) статьи 1 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. 

Электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах на основе следующего принципа использования электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных (статья 6 Закона). 

В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона электронный документ, соответствующий требованиям Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. 

Таким образом, работодатель вправе использовать автоматизированную систему кадрового делопроизводства, а созданные в соответствии с вышеуказанными требованиями электронные документы уже являются таковыми (документами: приказами, договорами и т.п.) без распечатывания их в бумажном формате. Вместе с тем, при необходимости, например при сдаче трудовых договоров в архив, они подлежат распечатке.   08062